Toimistotilat kerralla nykyaikaan
Istekki oli muuttourakassaan uuden ajan kynnyksellä. Työympäristöissä korostuvat nyt avoimuus, keveys ja joustavuus. Toimisto on hyvä päivittää ketteräksi samalla, kun suunnittelet yritysmuuttoa.
Yritykset suosivat toimistotyössä nykyään liikkuvuutta ja avoimia pohjaratkaisuja. Henkilöstö tekee myös paljon etätyötä. Vanhat tilat eivät aina enää vastaa uusiin tarpeisiin, ja kalusteet tarvitsevat päivittämistä. Työergonomian ja tietotekniikan vaatimukset määrittelevät sisustusta.
Moni miettii työpaikallaan, kuinka vanhoja toimintatapoja voisi uudistaa. Toimistomuutto antaa hyvän tilaisuuden pistää kuviot uusiksi.
Istekki muutti: lyhyt matka, mutta suuri urakka
Tieto- ja lääketieteentekniikan palveluita toimittava Istekki Oy päätyi siirtämään toimistonsa Kuopion keskustassa. Viereisestä upouudesta tornitalosta löytyi lähes 4000 neliötä uudeksi päämajaksi. Se tuli tarpeeseen, koska kymmenessä vuodessa yrityksen työntekijämäärä on kasvanut 150 hengestä 800:aan. Heistä Kuopion Viestikadun toimistossa työskentelee reilut 300.
Vuosikymmenessä myös tilojen vaatimukset olivat muuttuneet. Istekin kokoisessa firmassa muutto täytyy tehdä koordinoidusti ja päivittää yhdellä kertaa lukuisia tila- ja kalusteratkaisuja. Uuden toimiston speksit mietittiin huolellisesti sisustusarkkitehdin kanssa.
– Kalustekanta oli vanhaa. Valtavia työpöytiä ja paljon kaappitilaa, jolle ei enää ollut käyttöä. Meillä meni hukkaan neliöitä ihan vain entisen irtaimiston säilyttämiseen. Muuton yhteydessä kierrätimme vanhat, ja hankimme uudet ketterämmät kalusteet, kertoo toimitilapäällikkö Anita Toivonen. Hän vastaa Istekin Kuopion ja Oulun toimitiloista.
Operaatiota toteuttamaan valittiin Istekille jo ennestään tuttu Suomen Muuttofirma Oy. Tärkeä kriteeri oli nyt, että Muuttofirman kautta hoituisi uusien toimistokalusteiden asennus paikan päällä.
Kun kyse oli Istekin siihen asti suurimmasta muutosta, projektia tehtiin pienissä paloissa. Vuokranantaja tarvitsi osan tiloista aiemmin käyttöönsä, joten kartoitettiin hyvissä ajoin, missä mikäkin tavara liikkuu milläkin hetkellä. Säilytettäviä kalusteita alettiin tarroittaa kesäkuussa ja viimeiset erät uutta tavaraa saapuivat uusiin tiloihin marraskuussa.
Pakatessa hirvitti, mutta onneksi pian helpotti
Kun irtaimistoa pakattiin etukäteen, tuloksena oli Anita Toivosen mukaan “aivan hirveä määrä laatikoita”. Hän arvosti eniten sitä, että Muuttofirman tuki tietylle kokonaisuudelle oli läpi prosessin käytettävissä ja samat vastuuhenkilöt säilyivät läpi muuton.
– Tärkeintä oli, että koko ajan oli käytettävissä yhteyshenkilö, jolta kysyä miten edetä. He olivat pitkään meillä töissä. Tutustuimme oikein hyvin siinä matkan varrella.
Toivonen kertoo odottavansa, että uusiin tiloihin päästään kunnolla kotoutumaan etätyöstä. Uudessa toimistossa jokainen saa valita istumapaikkansa kulloisenkin työtehtävän mukaan. Näin on saatu työympäristöön uutta joustavuutta ja avaruutta. Yksityisempää tilaa kaipaaville on edelleen omia eriöitä ja rauhallisempia huoneita. Toimisto on yhdistelmä uutta ja vanhaa. Vaikka muuton mukana siirtyy vanhoja työtapoja ja perinteitä, välillä on hyvä katsoa aivan uuteen horisonttiin.
– Itse valitsen toimistolla käydessä mieluiten paikan nojatuolista suuren maisemaikkunan äärestä. Siitä aukeaa upea näkymä Kallaveden yli samalla, kun teen läppärillä töitä, Toivonen kertoo.
